Qüestions d’empadronament, renovacions de residència i gestió de tributs són les principals consultes de les persones que aquest 2021 s’han dirigit a l’OAC. Mentrestant, avança el projecte per tal de posar en marxa la nova Oficina d’Atenció al Ciutadà de l’Ajuntament d’Olot.
31 de març de 2022
Avui dia, l’Oficina d’Atenció Ciutadana (OAC) d’Olot, situada a la planta baixa de l’Ajuntament d’Olot, disposa d’un equip de professionals que s’encarreguen d’acompanyar o resoldre els dubtes que la ciutadania té a l’hora de comunicar-se amb el Consistori i altres administracions locals. Des de l’OAC, el ciutadà pot arribar a fer més de 155 tràmits diferents.
En concret, l’atenció ciutadana a Olot es porta a terme a través de tres canals principals: el presencial, l’atenció telefònica i la via telemàtica. Paral·lelament a l’augment de les persones ateses per aquests 3 canals també any rere any, es registra un augment del nombre d’usuaris que notifiquen incidències o dubtes a través del correu electrònic atenciociutadana@olot.cat i el programa de la Ciutat dels Detalls.
En xifres, aquest 2021 l’Oficina d’Atenció al Ciutadà d’Olot ha atès 22.466 persones, ha gestionat 24.717 tràmits presencials i ha rebut més de 24.000 trucades. El temps mitjà d’atenció de cada persona ha estat de 10 minuts. De tots els tràmits realitzats, el 63,04% han estat relacionats amb el padró, un 10,54% amb l’àmbit de tributs i, en tercer lloc, peticions d’informació d’àrees diverses com l’emissió de certificats digitals idCATs o la presentació de documents al Registre General de l’Ajuntament.
Pel que fa a les trucades, s’ha registrat una mitjana de 74 trucades diàries. La majoria de les persones ateses estaven interessades en demanar cita prèvia, informació sobre tràmits municipals, parlar amb el Departament de Recaptació, el Padró, l’Oficina Local d’Habitatge o concertar cita per a recollida de residus voluminosos i andròmines.
Arran la COVID-19 i les mesures de seguretat per contenir l’expansió de la pandèmia, l’Oficina va reorganitzar-se amb al voluntat d’agilitzar les respostes i les gestions amb la ciutadania. D’aquesta manera, es va disposar quatre gestors encarregats de l’atenció personalitzada i 3 gestors al capdavant de l’atenció telefònica. Paral·lelament, des del mateix equip i amb la voluntat de vetllar per la millora contínua de funcionament i la coordinació amb la resta d’Àrees de l’Ajuntament d’Olot, es treballa per trobar noves fórmules d’agilitzar i coordinar les tasques que els hi són assignades.
Augment de l’atenció telemàtica
Derivat de les mesures per la COVID-19, al llarg del 2021 els veïns i veïnes d’Olot que han apostat per posar-se en contacte amb l’Ajuntament via telemàtica ho han fet mitjançant la presentació d’una instància genèrica electrònica (5.675) o una instància electrònica específica (1.278). A part, també s’han rebut 594 sol·licituds a través del mòdul de gestió municipal e-TRAM i 1.432 comunicacions o notificacions mitjançant l’EACAT, l’extranet de les administracions catalanes Eacat.
A part, s’han registrat 3.270 accessos i 11.737 consultes a través de la Carpeta Ciutadana; principalment per a la cerca d’informació sobre dades personals, tributs o padró i descàrregues de volants d’empadronament. Paral·lelament, des de l’OAC també han col·laborat en la gestió de campanyes ciutadanes extraordinàries com les preinscripcions a les Escoles Bressol o les inscripcions a l’Estiu Riu.
Pel que fa a suggeriments de millora sobre el manteniment i la conservació de la ciutat, durant tot l’any passat es van rebre 987 peticions a ‘Olot, Ciutat dels Detalls’. En tots aquests casos, les peticions arriben a l’OAC des d’on es filtren i, en cas corresponent, s’obre un expedient al departament de l’Ajuntament que té la competència de l’àmbit que es demana. En aquest cas, durant tot l’any 2021 es van obrir 1.490 expedients de suggeriments i peticions, dels quals un 83,42% es van finalitzar, analitzant les opcions i donant resposta a l’interessat/da. La gran majoria dels suggeriments rebuts a ‘Olot, Ciutat dels Detalls’ (697) feien referència a avisos sobre incidències amb l’enllumenat públic, amb voreres o paviments, senyalització viària o desperfectes al mobiliari urbà.
Per últim, l’OAC també ha comptabilitzat un total de 25.965 registres d’entrada i 2.740 registres a l’Oficina Local d’Habitatge que aquest 2021 va atendre més de 27.600 persones. A part, l’Oficina d’Olot també actua com a ‘Finestra Única’, on les persones interessades poden presentar-hi escrits, sol·licituds i comunicacions adreçades als òrgans de l’administració de l’Estat, la Generalitat i altres entitats. En aquest cas, s’han comptabilitzat 63 intercomunicats.
Tal com detalla la regidora d'Organització i Atenció Ciutadana, Adriana Francés, les xifres mostren la voluntat dels equips i de l’Ajuntament d’Olot “d’oferir el millor servei possible per resoldre les qüestions i problemes de la gent”.
Projecte per a la posada en marxa de la Oficina d’Atenció Ciutadana i d’Habitatge
De cara al 2022 està previst que l’Oficina d’Atenció al Ciutadà i l’Oficina Local d’Habitatge canviïn d’ubicació. Davant el gran volum de consultes presencials i amb la voluntat d’oferir el millor servei, atenció i assessorament possible, l’Ajuntament d’Olot ha buscat un nou local situat a prop de les dependències municipals -al mateix passeig de Ramon Guillamet- que comptarà amb més zones d’espera i permetrà oferir una atenció més personalitzada.
A la Junta de Govern Local del 10 de març es va aprovar la contractació del projecte i la direcció d’obres d’adequació i adaptació del local. Amb un import de 17.290,20 € té un termini d’execució de tres mesos. El local ha estat adquirit per l'Ajuntament d'Olot a través del Fons Econòmic de caràcter extraordinari 2022 de la Diputació de Girona.
